Wenn Sie sich mit der E-Rechnung beschäftigen, stoßen Sie schnell auf zwei Namen: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931, beide sind in Deutschland als E-Rechnung anerkannt – und doch unterscheiden sie sich deutlich. XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format passt zu Ihnen? Wir erklären den Unterschied einfach und ohne Fachchinesisch.
Wer wann zur E-Rechnung verpflichtet ist, lesen Sie in unserem Beitrag zur E-Rechnungspflicht im B2B. Was für Kleinunternehmer gilt, erklären wir in E-Rechnung für Kleinunternehmer. Hier geht es nur um die Formate.
Gemeinsame Basis: die Norm EN 16931
Die EN 16931 ist eine europäische Norm. Sie legt fest, welche Daten eine E-Rechnung enthält und wie diese aufgebaut sind (das sogenannte semantische Datenmodell). Für die technische Umsetzung erlaubt die Norm zwei XML-Syntaxen:
- UBL (Universal Business Language) – international verbreitet, unter anderem im Peppol-Netzwerk.
- UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) – die Grundlage von ZUGFeRD und Factur-X.
Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025 sind Formate zulässig, die dieser Norm entsprechen. Welches Format Sie verwenden, entscheiden Sie und Ihr Geschäftspartner untereinander.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen. Entwickelt wird sie von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Das XRechnung-Format ist rein strukturiert: Die Rechnung besteht nur aus einer XML-Datei, wahlweise in UBL- oder CII-Syntax. Ein sichtbares Rechnungsbild gibt es nicht. Um eine XRechnung zu lesen, brauchen Sie einen Viewer oder eine passende Software. Kostenlose Viewer gibt es viele.
Die XRechnung ergänzt die EN 16931 um deutsche Besonderheiten. Bekannt ist sie vor allem aus dem Geschäft mit Behörden: Wer an die Bundesverwaltung fakturiert, gibt eine Leitweg-ID an. Damit wird die Rechnung der richtigen Stelle zugeordnet.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format, entwickelt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF/A-3, in das eine XML-Datei in CII-Syntax eingebettet ist. Menschen sehen also eine ganz normale PDF-Rechnung, Software liest die strukturierten Daten aus.
Wichtig: Seit der Einführung der E-Rechnungspflicht ist der XML-Teil maßgeblich. Weichen PDF-Bild und XML-Daten voneinander ab, gelten laut BMF die strukturierten Daten. Alle Pflichtangaben müssen deshalb im XML stehen.
ZUGFeRD und Factur-X
Factur-X ist das französische Gegenstück. Seit ZUGFeRD 2.1 sind beide Formate technisch identisch. Eine aktuelle ZUGFeRD-Rechnung ist also gleichzeitig eine Factur-X-Rechnung und funktioniert auch im Austausch mit französischen Partnern.
Die ZUGFeRD-Profile im Überblick
ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen. Sie unterscheiden sich darin, wie viele Daten sie enthalten. Nicht alle gelten als E-Rechnung:
- MINIMUM – nur Eckdaten wie Käufer, Verkäufer und Gesamtbetrag. Keine gültige E-Rechnung, sondern nur eine Buchungshilfe.
- BASIC WL – Daten auf Dokumentebene, aber ohne Rechnungspositionen. Ebenfalls keine gültige E-Rechnung.
- BASIC – enthält Positionen und erfüllt einen Teil der EN 16931. Nach dem BMF-Schreiben nicht ausgeschlossen, für viele Fälle aber zu knapp.
- EN 16931 (COMFORT) – deckt die Norm vollständig ab. Für die meisten Unternehmen die richtige Wahl.
- EXTENDED – erweitert EN 16931 um zusätzliche Felder, etwa für komplexe Branchenanforderungen.
- XRECHNUNG – Referenzprofil, das eine XRechnung in ein PDF einbettet.
Das BMF erkennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als E-Rechnung an – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL.
XRechnung und ZUGFeRD: der Unterschied im Vergleich
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Format | Reine XML-Datei (UBL oder CII) | PDF/A-3 mit eingebettetem XML (CII) |
| Lesbar für Menschen | Nur mit Viewer oder Software | Ja, wie eine normale PDF-Rechnung |
| Behörden / Leitweg-ID | Standardformat für Rechnungen an die öffentliche Hand, Leitweg-ID gehört dazu | Bei Behörden nur, wenn sie es akzeptieren (z. B. Profil XRECHNUNG) |
| Profile | Ein Standard (plus optionale Extension) | MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG |
| Typische Nutzer | Lieferanten der öffentlichen Hand, Unternehmen mit automatisierter Buchhaltung | Mittelstand, Freiberufler, B2B-Partner mit gemischten Prozessen |
Welches Format sollten Sie wählen?
- Sie stellen Rechnungen an Behörden? Nehmen Sie die XRechnung und denken Sie an die Leitweg-ID.
- Ihre Kunden verarbeiten Rechnungen teils noch manuell? ZUGFeRD ist ideal: Die Buchhaltung kann das PDF lesen, die Software nutzt die Daten.
- Ihr Kunde gibt ein Format vor? Dann richten Sie sich danach – das Format ist Vereinbarungssache.
- Sie sind unsicher? Fragen Sie Ihre wichtigsten Kunden kurz nach ihrer Präferenz. Mit einem Werkzeug, das beide Formate erzeugt, bleiben Sie flexibel.
PDF in XRechnung umwandeln – und ZUGFeRD gleich dazu
Sie müssen Ihre Rechnungen nicht neu schreiben, um beide Formate zu bedienen. Mit Rechnelia wird aus Ihrer bestehenden Rechnung in wenigen Schritten eine E-Rechnung:
- Hochladen: Laden Sie Ihre Rechnung als PDF oder RTF hoch (bis 10 MB, idealerweise mit auslesbarem Text statt Bildscan).
- Prüfen: Rechnelia erkennt die Rechnungsdaten und bereitet sie strukturiert auf. In der Vorschau prüfen Sie alles vor dem Download.
- Format wählen: Laden Sie eine XRechnung 3.0 im UBL-Format herunter oder erstellen Sie ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten – im Standard-Tarif auch mit Ihrem Logo, Ihrer Akzentfarbe und eigenem Layout.
Im Free-Tarif sind fünf erfolgreiche Umwandlungen pro Monat enthalten, ohne Grundgebühr. Der Standard-Tarif kostet ab 5,90 € pro Monat (zzgl. USt.).
Häufige Fragen zu XRechnung und ZUGFeRD
Ist ZUGFeRD eine gültige E-Rechnung?
Ja, ab Version 2.0.1 – allerdings nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC WL. Mit dem Profil EN 16931 sind Sie auf der sicheren Seite.
Kann ich eine XRechnung ohne Software öffnen?
Im Texteditor sehen Sie nur XML-Code. Für eine lesbare Ansicht brauchen Sie einen Viewer. Viele davon sind kostenlos.
Was ist der Unterschied zwischen UBL und CII?
Beides sind XML-Syntaxen, die die EN 16931 erlaubt. Inhaltlich transportieren sie dieselben Daten, nur in unterschiedlicher Struktur. ZUGFeRD nutzt CII, die XRechnung gibt es in beiden Varianten.
Ist eine ZUGFeRD-Rechnung auch eine Factur-X-Rechnung?
Ja. Seit ZUGFeRD 2.1 sind beide Standards technisch identisch.
Wer gibt vor, welches Format ich verwende?
Das klären Sie mit Ihrem Geschäftspartner. Rechtlich sind beide Formate gleichwertig, solange sie der EN 16931 entsprechen.
Fazit
XRechnung oder ZUGFeRD ist keine Frage von richtig oder falsch: Beide sind gültige E-Rechnungen. Die XRechnung ist schlank und Standard bei Behörden, ZUGFeRD verbindet Lesbarkeit mit strukturierten Daten. Mit Rechnelia erzeugen Sie aus Ihren bestehenden PDF-Rechnungen beide Formate – und bleiben flexibel, egal was Ihre Kunden verlangen.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: Oktober 2026.