Sie nutzen die Kleinunternehmerregelung und fragen sich, ob die E-Rechnungspflicht auch für Sie gilt? Die kurze Antwort: Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon heute, ausstellen müssen Sie sie nicht. In diesem Beitrag erfahren Sie, was bei der E-Rechnung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG konkret gilt, wann die Ausnahme endet und warum sich der freiwillige Umstieg trotzdem lohnen kann.
Wer ist Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG?
Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Grenzen: Kleinunternehmer ist, wer im Vorjahr höchstens 25.000 € Umsatz erzielt hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Kleinunternehmer stellen ihre Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und müssen auf der Rechnung darauf hinweisen, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a UStDV).
Die E-Rechnungspflicht in einem Satz
Seit 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen können, und ab 2027 bzw. 2028 wird im B2B-Geschäft auch das Ausstellen schrittweise Pflicht. Formate, Stichtage und Übergangsfristen erklären wir ausführlich im Beitrag E-Rechnungspflicht im B2B. Hier geht es darum, was davon für Kleinunternehmer gilt.
E-Rechnungen empfangen: Das gilt auch für Sie
Die Empfangspflicht kennt keine Ausnahmen. Das Bundesfinanzministerium stellt klar: Kleinunternehmer sind zwar vom Ausstellen ausgenommen, müssen aber in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die gute Nachricht: Dafür genügt bereits ein E-Mail-Postfach. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig.
Wichtig: Verweigern Sie die Annahme oder können Sie eine E-Rechnung technisch nicht empfangen, haben Sie keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung. Ihr Lieferant hat seine Pflicht dann trotzdem erfüllt. Zum ordnungsgemäßen Empfang gehört auch, dass Sie die E-Rechnung lesen und in ihrer ursprünglichen Form (also die XML-Datei) aufbewahren können.
Was bedeutet das in der Praxis?
- Teilen Sie Lieferanten eine E-Mail-Adresse für Rechnungen mit.
- Sorgen Sie dafür, dass Sie XML-Dateien lesbar anzeigen können, etwa mit einem kostenlosen Viewer oder Ihrer Buchhaltungssoftware.
- Archivieren Sie die E-Rechnung im Originalformat – ein Ausdruck reicht nicht.
E-Rechnungen ausstellen: Für Kleinunternehmer keine Pflicht
Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden – also weiterhin als Papier oder PDF, auch nach 2027 und 2028. Das gilt dauerhaft, nicht nur in der Übergangszeit.
Zwei Punkte sollten Sie dennoch im Blick behalten:
- Wechsel zur Regelbesteuerung: Überschreiten Sie die Umsatzgrenzen oder verzichten Sie freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung, sind Sie ab diesem Zeitpunkt – je nach Stichtag – auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet.
- Freiwillig ist erlaubt: Sie dürfen Ihren Geschäftskunden schon heute E-Rechnungen schicken. Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025 ist dafür im inländischen B2B-Geschäft keine Zustimmung des Empfängers nötig.
Und Rechnungen an Privatkunden?
Rechnungen an Verbraucher (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen. Eine E-Rechnung an Privatpersonen ist nur mit deren Zustimmung möglich.
Warum sich die E-Rechnung auch für Kleinunternehmer lohnt
- Ihre Kunden stellen um: Größere Geschäftskunden verarbeiten Rechnungen zunehmend automatisch. Als kleiner Anbieter heben Sie sich ab, wenn Ihre Rechnung direkt ins System passt.
- Aufträge der öffentlichen Hand: Behörden verlangen in der Regel eine XRechnung – auch von Kleinunternehmern.
- Kein Stress beim Wachsen: Überschreiten Sie die 25.000-Euro-Grenze, gilt für Sie ab dem Folgejahr die Regelbesteuerung. Wer dann schon E-Rechnungen schreibt, muss nichts überstürzt umstellen.
- Kaum Aufwand: Sie brauchen kein neues Rechnungsprogramm – Ihre bisherige Vorlage reicht.
So wandeln Sie Ihre bestehenden Rechnungen in E-Rechnungen um
Sie müssen Ihre gewohnte Rechnungsvorlage nicht aufgeben. Mit Rechnelia können Sie eine PDF- oder RTF-Rechnung in eine E-Rechnung umwandeln – in wenigen Schritten:
- Hochladen: Wählen Sie Ihre bestehende Rechnung als PDF oder RTF (bis 10 MB). Am besten eignen sich Dateien mit auslesbarem Text statt reiner Bildscans.
- Prüfen: Rechnelia liest die Rechnungsdaten aus und bereitet sie strukturiert auf. In der Vorschau kontrollieren und korrigieren Sie alle Angaben vor dem Download.
- Herunterladen: Exportieren Sie eine XRechnung 3.0 (UBL-XML) oder erstellen Sie ein ZUGFeRD-PDF – auf Wunsch mit Ihrem Logo und Ihren Farben.
Im kostenlosen Free-Tarif sind fünf erfolgreiche Umwandlungen pro Monat enthalten – ohne Grundgebühr. Fehlgeschlagene Versuche werden nicht angerechnet. Wer mehr braucht, wechselt in den Standard-Tarif ab 5,90 € pro Monat (zzgl. USt.) und kann Rechnungen dort auch direkt neu erstellen.
Häufige Fragen zur E-Rechnung für Kleinunternehmer
Brauche ich als Kleinunternehmer eine spezielle Software zum Empfangen?
Nicht zwingend. Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang. Sie müssen die XML-Datei aber lesbar machen und im Original aufbewahren können – dafür reicht oft ein kostenloser Viewer.
Müssen Kleinunternehmer ab 2028 E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen dauerhaft als sonstige Rechnung, also als Papier oder PDF, ausstellen. Die Pflicht greift erst, wenn Sie zur Regelbesteuerung wechseln.
Wie sieht eine E-Rechnung ohne Umsatzsteuer aus?
Auch eine E-Rechnung eines Kleinunternehmers enthält keinen Steuerausweis. Sie muss aber – wie jede Kleinunternehmerrechnung – den Hinweis enthalten, dass die Steuerbefreiung nach § 19 UStG gilt.
Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmergrenze überschreite?
Dann wenden Sie die Regelbesteuerung an und weisen Umsatzsteuer aus. Ab diesem Zeitpunkt gelten für Sie auch die allgemeinen Regeln zur Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Geschäft.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Verbraucher sind nicht betroffen.
Fazit
Für Kleinunternehmer ist die E-Rechnung vor allem eine Empfangsaufgabe: Sie müssen E-Rechnungen annehmen, lesen und archivieren können. Ausstellen müssen Sie sie nicht – doch Ihre Geschäftskunden werden es zunehmend schätzen. Mit Rechnelia machen Sie aus Ihren bestehenden Rechnungen in wenigen Minuten gültige E-Rechnungen.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung. Für Ihre individuelle Situation wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater. Stand: Oktober 2026.