Die E-Rechnungspflicht verändert das deutsche B2B-Geschäft: Papierrechnung und einfaches PDF per E-Mail haben ein Ablaufdatum. Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnung zwischen Unternehmen schrittweise zur Pflicht – und der nächste wichtige Stichtag ist bereits der 1. Januar 2027. Höchste Zeit also, die eigenen Prozesse umzustellen.
Was gilt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die elektronisch verschickt wird. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind das vor allem:
- XRechnung – ein reines XML-Format (z. B. als UBL), das von Software direkt verarbeitet werden kann.
- ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) – ein hybrides Format: ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten.
Ein normales PDF, ein Scan oder eine Word-Datei zählt dagegen künftig als „sonstige Rechnung“ und erfüllt die neue Pflicht nicht.
Der Zeitplan: Wer muss wann umstellen?
- Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür in der Regel aus.
- Bis 31. Dezember 2026: Übergangsfrist – Papier- und PDF-Rechnungen dürfen noch verschickt werden (Papier ohne, PDF mit Zustimmung des Empfängers).
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen noch ein Jahr lang sonstige Rechnungen verwenden.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zum Ausstellen gilt für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und bestimmte Fahrausweise.
Warum sich der Umstieg lohnt – nicht nur wegen der Pflicht
- Weniger Handarbeit: Strukturierte Daten lassen sich automatisch in Buchhaltung und ERP übernehmen. Abtippen und Übertragungsfehler entfallen.
- Schnellere Zahlungen: Rechnungen, die sofort verarbeitet werden können, werden auch schneller geprüft und bezahlt.
- Vorsteuerabzug sichern: Wer ab der Pflicht keine korrekte E-Rechnung erhält oder ausstellt, riskiert Probleme beim Vorsteuerabzug – für sich und seine Kunden.
- Bereit für die Zukunft: Die EU plant mit „ViDA“ ein digitales Meldesystem. Wer heute auf E-Rechnungen setzt, ist für die nächsten Schritte gerüstet.
- Kunden erwarten es: Viele Großunternehmen und öffentliche Auftraggeber akzeptieren schon jetzt nur noch XRechnung oder ZUGFeRD.
So gelingt der Umstieg ohne großes IT-Projekt
- Empfang prüfen: Stellen Sie sicher, dass eingehende E-Rechnungen gelesen und revisionssicher archiviert werden.
- Umsatz einordnen: Liegt Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 €, gilt für Sie der Stichtag 1. Januar 2027.
- Stammdaten pflegen: Für E-Rechnungen brauchen Sie vollständige Kundendaten, z. B. USt-IdNr. und elektronische Adresse.
- Werkzeug wählen: Sie müssen Ihr Rechnungsprogramm nicht sofort austauschen. Mit Rechnelia laden Sie Ihre bisherigen PDF- oder RTF-Rechnungen hoch und erhalten strukturierte XRechnung-XML oder ein ZUGFeRD-PDF in Ihrem eigenen Design.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht kommt nicht über Nacht, aber sie kommt verbindlich. Wer jetzt umstellt, spart sich Stress zum Stichtag und profitiert schon heute von schnelleren, fehlerfreieren Abläufen. Mit Rechnelia starten Sie kostenlos – ohne Grundgebühr und mit bis zu fünf Umwandlungen pro Monat.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung. Maßgeblich sind die aktuellen Regelungen des Umsatzsteuergesetzes und die Schreiben des Bundesfinanzministeriums.