Sie möchten eine E-Rechnung kostenlos erstellen, ohne gleich ein teures Buchhaltungsprogramm zu abonnieren? Das ist möglich, und es gibt mehrere Wege dorthin. Allerdings unterscheiden sich die kostenlosen Angebote stark: Manche sind nur für Rechnungen an Behörden gedacht, andere haben enge Limits oder erzeugen Formate, die gar nicht als E-Rechnung gelten. In diesem Beitrag erhalten Sie einen ehrlichen Überblick über die Möglichkeiten, eine kurze Checkliste der Pflichtangaben und eine Anleitung in drei Schritten.
Warum eine PDF-Rechnung bald nicht mehr reicht
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland im B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz verpflichtet, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen. Ausgenommen vom Ausstellen sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
Entscheidend ist der Begriff selbst: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Eine einfache PDF, die Sie per E-Mail verschicken, ist keine E-Rechnung, auch wenn sie elektronisch übermittelt wird. Alle Fristen und Sonderfälle erklären wir ausführlich im Beitrag zur E-Rechnungspflicht im B2B. Die offiziellen Antworten finden Sie außerdem in den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung.
E-Rechnung kostenlos erstellen: Ihre Möglichkeiten im Überblick
Wer nach einem kostenlosen Weg sucht, stößt meist auf vier Arten von Angeboten. Jede hat ihre Berechtigung, aber nicht jede passt zu Ihrem Bedarf.
1. Die Rechnungsportale der Verwaltung
Der Bund betreibt mit der OZG-RE eine Rechnungseingangsplattform, in der auch die frühere Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) aufgegangen ist. Nach einer kostenlosen Registrierung können Sie dort Ihre Rechnungsdaten über die sogenannte Weberfassung direkt im Browser eingeben und als E-Rechnung einreichen. Weitere Informationen bietet die Seite E-Rechnung in der Bundesverwaltung. Einige Bundesländer haben eigene Portale.
Der Haken: Diese Portale sind ausschließlich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gedacht, also an die angebundenen Behörden und Einrichtungen. Eine Rechnung an Ihren Geschäftskunden, etwa eine GmbH oder einen Handwerksbetrieb, können Sie darüber nicht erstellen und versenden. Für das B2B-Geschäft brauchen Sie also eine andere Lösung.
2. Kostenlose Online-Generatoren und Open-Source-Programme
Im Netz finden Sie Formulare, in die Sie Ihre Rechnungsdaten eintippen und die daraus eine XML-Datei erzeugen. Daneben gibt es Open-Source-Programme und Programmbibliotheken, die XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen können. Diese richten sich allerdings oft eher an Entwickler und setzen technisches Wissen voraus.
Für einzelne Rechnungen kann das genügen. Prüfen Sie aber genau, wer hinter einem Online-Generator steht, wo Ihre Daten verarbeitet werden und welches Format am Ende herauskommt. Meist tippen Sie außerdem jede Rechnung komplett neu ab, auch wenn Sie sie bereits in Word oder einem anderen Programm geschrieben haben.
3. Gratis-Tarife von Rechnungs- und Buchhaltungssoftware
Viele Anbieter von Buchhaltungs- und Rechnungsprogrammen werben mit kostenlosen Einstiegstarifen oder Testphasen. Diese sind häufig begrenzt: auf eine bestimmte Zahl von Rechnungen, auf einige Wochen oder auf einen reduzierten Funktionsumfang. Nach der Testphase geht es oft in ein kostenpflichtiges Abo über. Wer ohnehin eine komplette Buchhaltungslösung sucht, ist hier gut aufgehoben. Wer nur seine bisherigen Rechnungen in ein gültiges E-Rechnungsformat bringen möchte, zahlt schnell für Funktionen, die er gar nicht braucht.
4. Bestehende Rechnung umwandeln mit dem Free-Plan von Rechnelia
Rechnelia setzt an einem anderen Punkt an: Sie schreiben Ihre Rechnung wie gewohnt und wandeln die fertige PDF- oder RTF-Datei in eine E-Rechnung um. Daraus entsteht eine XRechnung 3.0 im UBL-XML-Format oder eine ZUGFeRD-PDF, die ein lesbares Rechnungsbild und die strukturierten Daten in einer Datei vereint. Im Free-Plan sind fünf erfolgreiche Umwandlungen pro Kalendermonat ohne Grundgebühr enthalten, dazu bis zu fünf Kunden und Teamnutzer mit Rollen. Fehlgeschlagene Umwandlungen werden nicht angerechnet. Wenn Sie Rechnelia erst ausprobieren möchten, können Sie eine PDF- oder RTF-Datei auch ohne Anmeldung kostenlos umwandeln.
Für Freiberufler und kleine Betriebe mit wenigen Rechnungen im Monat reicht das oft schon aus. Wie die Umwandlung im Detail abläuft, zeigt unsere Seite PDF in XRechnung umwandeln.
Die Optionen im Vergleich
| Option | Geeignet für | Einschränkungen |
|---|---|---|
| Portale der Verwaltung (OZG-RE) | Rechnungen an Bundesbehörden und angebundene Einrichtungen | Nicht für Rechnungen an Unternehmen, Daten werden manuell eingegeben |
| Online-Generatoren, Open Source | Einzelne Rechnungen, technisch versierte Nutzer | Anbieter und Datenverarbeitung oft unklar, Format prüfen, alles neu eintippen |
| Gratis-Tarife von Buchhaltungssoftware | Wer eine Komplettlösung sucht | Zeitlich oder mengenmäßig begrenzt, danach meist ein Abo |
| Rechnelia Free-Plan | Bestehende PDF- oder RTF-Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln | 1 Testumwandlung ohne Anmeldung, im Free-Plan 5 Umwandlungen pro Monat, bis zu 5 Kunden, keine direkte Rechnungserstellung |
So erstellen Sie Ihre E-Rechnung kostenlos in 3 Schritten
Mit Rechnelia brauchen Sie weder ein neues Rechnungsprogramm noch eine neue Vorlage. So gehen Sie vor:
- Kostenlos registrieren und Rechnung hochladen: Legen Sie unter app.rechnelia.de ein Konto an und laden Sie Ihre Rechnung als PDF oder RTF hoch (bis 10 MB). Am besten eignen sich Dateien mit auslesbarem Text, etwa aus Word oder einem Rechnungsprogramm exportiert. Reine Bild-Scans werden derzeit nicht unterstützt.
- Erkannte Daten prüfen: Rechnelia liest Kunde, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Steuern und Summen aus. Kontrollieren Sie die Angaben in der Vorschau und ergänzen Sie, was fehlt. Die Checkliste unten hilft Ihnen dabei.
- XRechnung oder ZUGFeRD herunterladen: Laden Sie die XRechnung als XML-Datei herunter oder erzeugen Sie eine ZUGFeRD-PDF. Welches Format Ihr Kunde braucht, erklärt unser Beitrag XRechnung oder ZUGFeRD?
Jetzt kostenlos E-Rechnung erstellen
Checkliste: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Eine E-Rechnung ist nur so gut wie die Daten darin. Die Umwandlung übernimmt, was auf Ihrer Rechnung steht. Fehlt eine Pflichtangabe schon im Original, fehlt sie auch in der E-Rechnung. Nach § 14 Abs. 4 UStG gehören auf jede Rechnung:
- vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
- Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt sowie im Voraus vereinbarte Minderungen wie Skonto
- Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Bei Rechnungen an Behörden kommt in der Regel die Leitweg-ID hinzu, die Ihnen der Auftraggeber mitteilt. Kleinunternehmer weisen statt der Umsatzsteuer auf die Steuerbefreiung hin. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Die Tücken von „kostenlos“: Darauf sollten Sie achten
Ein kostenloses Angebot ist nur dann ein gutes Angebot, wenn das Ergebnis stimmt. Achten Sie vor allem auf diese Punkte:
- Versteckte Limits: Viele Gratis-Angebote begrenzen die Zahl der Rechnungen, Kunden oder Nutzer oder laufen nach einer Testphase aus. Klären Sie vorher, was danach passiert und was es dann kostet.
- Datenschutz: Rechnungen enthalten personenbezogene Daten Ihrer Kunden. Wenn ein Dienst diese Daten für Sie verarbeitet, brauchen Sie in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Bei anonymen Online-Generatoren ohne Impressum und Datenschutzerklärung sollten Sie vorsichtig sein.
- Das falsche Format oder Profil: Nicht jede XML-Datei ist eine gültige E-Rechnung. Bei ZUGFeRD erfüllen die Profile MINIMUM und BASIC WL die Anforderungen der EN 16931 nicht und gelten in Deutschland nicht als E-Rechnung. Achten Sie auf XRechnung oder ein ZUGFeRD-Profil ab BASIC, zum Beispiel EN 16931 (COMFORT).
- Nur ein Rechnungsbild: Manche Werkzeuge erzeugen eine hübsche PDF, aber keine eingebetteten strukturierten Daten. Eine solche Datei ist rechtlich keine E-Rechnung.
- Doppelte Arbeit: Wenn Sie jede Rechnung in einem zweiten Programm neu abtippen müssen, kostet das Zeit und erhöht das Risiko von Tippfehlern bei Beträgen und Steuersätzen.
- Aufbewahrung: E-Rechnungen müssen Sie im Originalformat, also inklusive der XML-Daten, aufbewahren. Ein Ausdruck genügt nicht. Klären Sie, wie Sie die Dateien sicher ablegen.
- Empfangene E-Rechnungen lesen: Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei und ohne passendes Programm kaum lesbar. Mit dem kostenlosen XRechnung-Viewer von Rechnelia öffnen Sie empfangene Rechnungen im Browser und sehen die Angaben übersichtlich dargestellt.
Wann sich ein Upgrade lohnt
Der Free-Plan ist für den Einstieg gedacht. Wenn Sie regelmäßig mehr als fünf Rechnungen im Monat umwandeln, Rechnungen direkt ohne Vorlage erstellen möchten oder mehr als fünf Kunden verwalten, passt der Standard-Plan für 5,90 € pro Monat. Er enthält 10 Umwandlungen pro Abrechnungszeitraum, unbegrenzt viele Kunden, die direkte Rechnungserstellung und anpassbare ZUGFeRD-Vorlagen mit Ihrem Logo und Ihren Farben. Jede weitere Umwandlung kostet 0,20 €, insgesamt zahlen Sie höchstens 12,90 € pro Abrechnungszeitraum. Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt. Die Details finden Sie in der Preisübersicht.
Häufige Fragen zum kostenlosen Erstellen von E-Rechnungen
Kann ich eine E-Rechnung wirklich kostenlos erstellen?
Ja. Für Rechnungen an Bundesbehörden steht die Weberfassung der OZG-RE kostenlos zur Verfügung. Für Rechnungen an Unternehmen können Sie mit Rechnelia eine PDF- oder RTF-Rechnung ohne Anmeldung testweise umwandeln. Mit einem kostenlosen Konto im Free-Plan wandeln Sie dann fünf Rechnungen pro Monat ohne Grundgebühr in XRechnung oder ZUGFeRD um.
Kann ich mit dem Portal des Bundes auch Rechnungen an Firmenkunden schicken?
Nein. Die Rechnungseingangsplattformen des Bundes und der Länder nehmen nur Rechnungen an die angebundenen öffentlichen Auftraggeber entgegen. Für Ihre Geschäftskunden brauchen Sie eine andere Lösung.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF ist eine sonstige Rechnung. Als E-Rechnung gilt nur eine Rechnung im strukturierten Format, etwa eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten in einem passenden Profil.
Kann ich meine Word-Rechnung weiterverwenden?
Ja. Speichern Sie die Rechnung aus Word als PDF oder RTF und laden Sie die Datei in Rechnelia hoch. So behalten Sie Ihre gewohnte Vorlage und erhalten trotzdem eine E-Rechnung.
Muss ich als Kleinunternehmer überhaupt E-Rechnungen erstellen?
Nein, Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen ausgenommen. E-Rechnungen empfangen müssen aber auch sie können. Freiwillig dürfen Sie Ihren Geschäftskunden schon heute E-Rechnungen schicken.
Fazit
Es gibt kostenlose Wege zur E-Rechnung, aber jeder hat Grenzen. Die Portale der Verwaltung helfen nur bei Rechnungen an Behörden, Online-Generatoren verlangen viel Handarbeit und einen kritischen Blick auf Datenschutz und Format, und Gratis-Tarife von Buchhaltungssoftware münden oft in ein Abo. Wenn Sie Ihre Rechnungen schon heute als PDF schreiben, ist die Umwandlung der einfachste Weg: Sie behalten Ihre Vorlage und erhalten in wenigen Minuten eine XRechnung oder ZUGFeRD-PDF.
Unser Tipp zum Schluss: Klären Sie zuerst, an wen die Rechnung geht. Für Behörden reicht das Portal des Bundes. Für Geschäftskunden lohnt sich ein Werkzeug, mit dem Sie eine E-Rechnung kostenlos erstellen und trotzdem Ihre gewohnte Vorlage behalten.