Sie haben eine Rechnung als PDF und brauchen eine E-Rechnung? Mit Rechnelia können Sie Ihre PDF in XRechnung umwandeln, ohne die Rechnung neu abzutippen. Laden Sie die Datei hoch, prüfen Sie die erkannten Daten und laden Sie eine XRechnung 3.0 (UBL-XML) oder eine ZUGFeRD-PDF in Ihrem eigenen Design herunter. Im Free-Plan sind fünf erfolgreiche Umwandlungen pro Monat kostenlos.
Ohne Registrierung testen: Wandeln Sie Ihre erste PDF- oder RTF-Rechnung direkt im kostenlosen Konverter um. Eine vorhandene XRechnung können Sie im kostenlosen XRechnung-Viewer lesbar anzeigen.
So funktioniert’s in 3 Schritten
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PDF hochladen
Wählen Sie Ihre Rechnung als PDF- oder RTF-Datei aus (bis 10 MB). Rechnelia liest den Text des Dokuments aus und ordnet die Rechnungsangaben zu: Kunde, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Steuern, Summen sowie Zahlungs- und Lieferangaben.
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Daten prüfen und ergänzen
In der Vorschau sehen Sie alle erkannten Daten auf einen Blick. Kontrollieren Sie Kundendaten, Beträge, Steuersätze, Zahlungsbedingungen und Rechnungspositionen und ergänzen Sie fehlende Angaben. Ihre Kunden speichert Rechnelia, sodass Sie die Daten bei der nächsten Rechnung nicht noch einmal eingeben.
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XRechnung oder ZUGFeRD herunterladen
Laden Sie die strukturierte XRechnung als XML-Datei herunter oder erstellen Sie eine ZUGFeRD-PDF mit Ihrem Logo, Ihrer Akzentfarbe sowie eigener Kopf- und Fußzeile. Die Rechnung bleibt in Ihrem Konto gespeichert. Importieren Sie dieselbe Rechnungsnummer erneut, legt Rechnelia eine neue Version an, statt die alte zu überschreiben.
Erste Rechnung kostenlos umwandeln
Warum eine PDF-Rechnung nicht mehr reicht
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können. Beim Versand gelten Übergangsfristen: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen.
Wichtig dabei: Eine einfache PDF gilt nicht mehr als E-Rechnung. Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Genau das entsteht, wenn Sie eine PDF in eine E-Rechnung umwandeln. Ihr Kunde kann die Daten dann direkt in seine Buchhaltung übernehmen. Alle Fristen und Ausnahmen finden Sie in unserem Beitrag zur E-Rechnungspflicht im B2B.
XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format brauchen Sie?
Rechnelia erzeugt beide Formate aus derselben Rechnung. Sie müssen sich also nicht vorab festlegen.
- XRechnung: eine reine XML-Datei ohne sichtbares Rechnungsbild. Rechnelia erstellt sie im Standard XRechnung 3.0 in UBL-Syntax. Sie ist vor allem bei öffentlichen Auftraggebern üblich, wird aber auch im B2B-Bereich eingesetzt.
- ZUGFeRD: eine PDF, in die die strukturierten Rechnungsdaten eingebettet sind. Menschen lesen die PDF, die Software Ihres Kunden liest die Daten. Das ist praktisch, wenn Ihre Kunden weiterhin ein gewohntes Rechnungsbild erwarten.
Im Zweifel fragen Sie Ihren Rechnungsempfänger, welches Format er bevorzugt. Ausführlich erklären wir die Unterschiede im Beitrag XRechnung oder ZUGFeRD?
Für Kleinunternehmer und Freiberufler
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Das gilt auch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €. Empfangen müssen aber auch Kleinunternehmer E-Rechnungen können. Außerdem wünschen sich immer mehr Geschäftskunden strukturierte Rechnungen, weil sie diese schneller verarbeiten können.
Wenn Sie Ihre Rechnungen schon heute mit Word oder einem anderen Programm schreiben, müssen Sie nichts umstellen. Sie wandeln Ihre gewohnte Rechnung einfach bei Bedarf in eine XRechnung um. Für wenige Rechnungen im Monat reicht oft schon der Free-Plan. Was für Sie genau gilt, lesen Sie in unserem Beitrag E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Preise: kostenlos starten, bei Bedarf erweitern
- Free – 0 €: 5 erfolgreiche Umwandlungen pro Kalendermonat, PDF- und RTF-Upload, XRechnung-3.0-Download, ZUGFeRD-PDF, bis zu 5 Kunden, Teamnutzer mit Rollen, Oberfläche auf Deutsch und Englisch. Fehlgeschlagene Umwandlungen werden nicht angerechnet.
- Standard – 5,90 € / Monat: alles aus Free, dazu 10 Umwandlungen pro Abrechnungszeitraum, Rechnungen direkt in Rechnelia erstellen, unbegrenzt viele Kunden und anpassbare ZUGFeRD-Vorlagen. Ab der 11. bis zur 45. Umwandlung kosten weitere Umwandlungen je 0,20 €, maximal zahlen Sie 12,90 € pro Abrechnungszeitraum. Alle Preise zzgl. MwSt.
Alle Details finden Sie in der Preisübersicht.
Häufige Fragen: PDF in XRechnung umwandeln
Kann ich eine PDF kostenlos in eine XRechnung umwandeln?
Ja. Im Free-Plan können Sie ohne Grundgebühr fünf Rechnungen pro Kalendermonat erfolgreich umwandeln. Fehlgeschlagene Versuche zählen nicht. Brauchen Sie mehr, wechseln Sie in den Standard-Plan ab 5,90 € pro Monat.
Welche Dateien kann ich hochladen?
Rechnelia akzeptiert PDF- und RTF-Dateien bis 10 MB. Am besten eignen sich PDFs mit auslesbarem Text, also zum Beispiel aus Word oder einem Rechnungsprogramm exportierte Dateien. Reine Bild-Scans werden derzeit nicht unterstützt.
Kann ich auch eine Word-Rechnung in XRechnung umwandeln?
Ja, über einen kleinen Umweg: Speichern Sie Ihre Word-Rechnung als PDF oder RTF und laden Sie diese Datei hoch. Beide Formate können Sie direkt aus Word exportieren. So können Sie jede Rechnung in XRechnung umwandeln, die Sie bisher mit einem Textprogramm erstellt haben.
In welchem Format erhalte ich die XRechnung?
Sie erhalten eine XRechnung 3.0 im UBL-XML-Format. Zusätzlich können Sie eine ZUGFeRD-PDF erstellen, die ein lesbares Rechnungsbild und die strukturierten Daten in einer Datei enthält. Prüfen Sie die erkannten Daten vor dem Download in der Vorschau, denn die Angaben auf Ihrer Rechnung bestimmen den Inhalt der E-Rechnung.
Kann ich eine Rechnung auch ohne PDF erstellen?
Ja. Im Standard-Plan erstellen Sie Rechnungen direkt in Rechnelia: Kunden auswählen, Rechnungs- und Lieferdaten eintragen, Positionen hinzufügen und XRechnung oder ZUGFeRD-PDF erzeugen.
Was passiert mit meinen Rechnungsdaten?
Ihre Daten bleiben unter Ihrer Kontrolle. Jedes Unternehmen erhält einen eigenen, getrennten Arbeitsbereich mit eigenen Nutzern, Kunden und Rechnungen. Über Rollen legen Sie fest, wer Rechnungen sehen, bearbeiten oder prüfen darf. Einzelheiten zur Verarbeitung regelt unser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Jetzt Ihre erste PDF in XRechnung umwandeln
Registrieren Sie sich kostenlos, laden Sie Ihre Rechnung hoch und halten Sie in wenigen Minuten Ihre erste E-Rechnung in den Händen. Ohne Grundgebühr und ohne Rechnungen neu abzutippen.